Właściciele i zarządzający podmiotu będącego przedmiotem transakcji powinni być należycie przygotowani.

Ważne jest, aby właściciele i zarządzający mieli jasność, co do tego, jak dla nich i dla podmiotu będącego przedmiotem transakcji zmieni się rzeczywistość biznesowa po zakończeniu procesu i być psychologicznie przygotowani do zmiany.

Przygotowanie do transakcji powinno obejmować zapoznanie się z jej: specyfiką (np. transakcja na rynku publicznym, niepublicznym), etapami oraz możliwymi modelami przebiegu. Ważne jest uzgodnienie pomiędzy decydentami stanowiska w zakresie głównych parametrów transakcji, do których przede wszystkim należą: wycena, czas realizacji transakcji, oświadczenia i zapewnienia stron, struktura transakcji oraz forma finansowania. Należy także zaplanować budżet niezbędny do przeprowadzenia procesu. Elementem przygotowania jest również wstępne rozeznanie potencjalnych inwestorów. Praktyka wskazuje też, że efektywniejsze są te procesy, gdzie już na wczesnym etapie zidentyfikowana została wąska grupa podmiotów, które mają największe szanse na pozytywne zakończenie transakcji (ze względu na zbieżność celów strategicznych, reputację, wiedzę, dostęp do finansowania).

Organizacja, która jest na co dzień profesjonalnie zarządzana, nie tylko osiąga lepsze wyniki, ale i ma większą szansę na sprawne przeprowadzenie każdej transakcji.

Odpowiednia forma prawna i struktura organizacyjna, zdolność organizacji do zapewnienia ciągłości biznesu, wdrożony system rachunkowości zarządczej i sprawozdawczości oraz transparentny sposób działania to atuty, które skrócą przygotowania do transakcji i ułatwią komunikację z inwestorami. Dodatkowo, dobrze jest, aby proces transakcyjny rozpoczął się od dokonania wewnętrznej oceny podmiotu będącego przedmiotem transakcji w zakresie sytuacji: majątkowej, finansowej, prawnej i podatkowej, celem zidentyfikowania jego słabych i silnych stron, co pozwoli określić obszary ryzyka i odpowiednio tym ryzykiem zarządzić.

Należy zidentyfikować wszystkie grupy interesariuszy procesu.

Interesariusze transakcji to nie tylko strony transakcji. Należy pamiętać, że zarząd, właściciele, pracownicy, klienci, dostawcy i kontrahenci mogą postrzegać transakcję z innej perspektywy. Istotne jest, aby uwzględnić też oczekiwania finansujących (banki, obligatariusze, wierzyciele) oraz elementy społeczne transakcji (społeczności lokalne).

Aby dostatecznie chronić swój interes transakcyjny, strony transakcji potrzebują wsparcia profesjonalnych doradców zewnętrznych.

Odpowiedni poziom kompetencji po każdej ze stron transakcji sprzyja budowaniu jej efektywnej struktury, osiągnięciu optymalnej ceny i pozytywnie wpływa na przebieg procesu, co istotnie zwiększa szanse na pozytywne jego zakończenie. Aby to osiągnąć, dobrze jest, by strony współpracowały z doświadczonymi doradcami: prawnymi, podatkowymi, finansowymi, techniczno-środowiskowymi, a także z doradcami transakcyjnymi, którzy udzielą niezbędnego wsparcia w ustaleniu warunków transakcji. Rolą doradców jest również wyjaśnienie decydentom i uczestnikom transakcji standardów realizacji procesu, w tym: branżowe pojęcia, zasady organizacji badania podmiotu będącego przedmiotem transakcji oraz wymogi w zakresie zapewnienia poufności w procesie.

Praktyka równorzędności stron powinna mieć zastosowanie w każdej sytuacji rynkowej, w tym
w procesach transakcyjnych – tak w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Przy czym, doradcy dwóch stron transakcji to nie są przeciwne strony barykady, ale podmioty, które działają na rzecz sfinalizowania transakcji i powinny ze sobą współpracować.

Przekazywane informacje powinny być rzetelne, a ich udostępnianie transparentne, odpowiedzialne i dostosowane do etapu transakcji.

Należy starannie określić zakres i formę udostępnianych informacji, biorąc pod uwagę typ procesu, poszczególne etapy transakcji, oczekiwania drugiej strony oraz wartość informacyjną danych. Udostępnione informacje powinny obiektywnie przedstawiać podmiot będący przedmiotem transakcji i jego sytuację finansowo-prawną, jak i pozycję rynkową.

Dobrą zasadą jest, aby na początku transakcji zakomunikować zaangażowanym podmiotom, jakie informacje i na jakim etapie będą udostępniane. Przekazywanie informacji powinno odbyć się
w formie adekwatnej do rodzaju transakcji, uwzględniając m. in. dedykowane materiały informacyjne, data room, sesje pytań i odpowiedzi oraz spotkania bezpośrednie. Dodatkowo należy dostosować czas udostępniania danych do ich ilości i szczegółowości, aby umożliwić ich rzetelną weryfikację.

Podmioty zaangażowane w transakcję powinny dołożyć starań, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji podczas całego procesu.

Należy zadbać o zapewnienie poufności, integralności i dostępności informacji. Strony procesu transakcyjnego powinny zobowiązać swoich doradców do zachowania poufności (w zakresie przekazywanych informacji, faktu prowadzonych rozmów, jak i samego przebiegu transakcji) oraz stosować rozwiązania techniczne, które umożliwiają bezpieczny i kontrolowany dostęp do informacji dla wszystkich uczestników procesu transakcyjnego.

Należy wypracować strategię komunikacji, która pozwoli na efektywne porozumiewanie się wszystkich interesariuszy procesu transakcyjnego.

Należy uwzględnić stopień sformalizowania relacji z inwestorami. Wyznaczając osoby, które będą upoważnione do udzielania informacji, należy pouczyć je o odpowiedzialności w tym zakresie. Zaleca się tworzenie list dystrybucyjnych, regularne organizowanie telekonferencji oraz konfrontowanie kluczowych wniosków i obserwacji przez podmioty pracujące dla danej strony transakcji.

Komunikacja powinna dostarczyć niezbędnych informacji dla interesariuszy zewnętrznych (dostawcy, odbiorcy, instytucje finansujące), jak i wewnętrznych (kadra kierownicza, pracownicy) i powinna zawierać elementy promocji i edukacji. W celu pozyskania akceptacji społecznej dla transakcji warto uwzględnić strategię komunikacji z mediami.

Rekomenduje się zarządzanie zakresem, czasem, budżetem i jakością procesu transakcyjnego, na gruncie metodyki zarządzania projektami.

Proces transakcyjny to złożony projekt. Odpowiednie zarządzanie takim projektem znacznie podnosi efektywność działań. Mając na uwadze cel procesu oraz warunki brzegowe transakcji należy przygotować jego realistyczny, uzależniony od złożoności procesu harmonogram, a także wprowadzić zarządzanie zmianą w projekcie.

Każda ze stron transakcji powinna posiadać lidera, który podejmuje stosowne decyzje i jest odpowiedzialny za komunikację w swojej grupie. Osoby wchodzące w skład zespołu prowadzącego proces powinny posiadać kompetencje merytoryczne, decyzyjne oraz negocjacyjne, adekwatne do typu transakcji oraz fazy procesu. Ważne jest kształtowanie atmosfery współpracy między zespołami transakcyjnymi.

Mając na uwadze maksymalizację efektywności transakcji, przy wyborze struktury i warunków przeprowadzenia transakcji należy unikać nieuzasadnionych komplikacji aspektów prawnych, finansowych i podatkowych.

Strukturę i warunki przeprowadzenia transakcji determinuje przede wszystkim typ transakcji (rynek prywatny vs. giełdowy, sektor publiczny vs. prywatny). Istotne są także właściwe w danym przypadku przepisy prawa (np. dopuszczające możliwe tryby przeprowadzenia procesu), wola stron procesu oraz sama specyfika, skala i sytuacja podmiotu będącego przedmiotem transakcji.

Istotne jest zaplanowanie i realizacja działań potransakcyjnych.

Finalizacja transakcji nie oznacza końca procesu. Bardzo ważne jest szczegółowe zaplanowanie pierwszych stu dni po zamknięciu transakcji, a także przygotowanie odpowiedniego komunikatu do interesariuszy. W przypadku zakupu przedsiębiorstwa istotne jest zapewnienie ciągłości zarządzania. Należy dochować należytej staranności w celu utrzymania relacji z: klientami, pracownikami, dostawcami i wszystkimi innymi partnerami, a także zabezpieczenia interesu społecznego.

Zaleca się ustanowić system kontroli, który będzie pozwalał na monitorowanie przestrzegania ustalonych, w zależności od typu transakcji, parametrów transakcji oraz weryfikację przyjętych wskaźników efektywności finansowej i ekonomicznej, itp.